Recruri automaatsete nõusoleku uuendamise e-kirjade funktsionaalsus võimaldab saata kandidaatidele automaatselt meeldetuletusi nende andmete töötlemise nõusoleku pikendamiseks.
1. Kust leida automaatsete nõusoleku uuendamise e-kirjade seadistused?
Automaatika seadistamiseks:
- Klõpsa Recruris oma nimel ja vali Seaded.
- Vali vasakpoolsest menüüst Kandidaatide seaded.
- Klõpsa valikul Automaatsed kandidaadi nõusoleku kirjad.
Avaneb automaatsete e-kirjade seadistamise leht, kus saad määrata kirjade saatmise ajakava, sihtrühma, sisu ja saatja.
2. E-kirjade saatmise ajakava ja kandidaatide valimine
Esimeses seadistuste plokis tuleb funtosionaalsus aktiveerida!
Millal e-kirjad välja saadetakse?
Saad valida automaatsete e-kirjade saatmise sageduse ja kellaaja.
Võimalikud valikud on:
- Mis päeval saata – süsteem kontrollib valitud päevade alusel määratud tingimustele vastavaid kandidaate ja saadab neile e-kirjad valitud kellaajal.
- Valitud kellaaeg – süsteem saadab e-kirju sinu valitud nädalapäeval ja kellaajal.
Millistele kandidaatidele e-kirjad saadetakse?
Järgmisena saad määrata, kui vana peab olema kandidaadi hetkel kehtiv nõusolek, et talle saadetaks automaatne uuendamise e-kiri.
Oluline! Nõusoleku uuendamise ajastus tuleks valida vastavalt teie organisatsiooni andmete säilitamise põhimõtetele ja kehtivatele nõuetele.
Näiteks kui teie organisatsiooni põhimõtete kohaselt säilitatakse kandidaatide andmeid nõusoleku alusel kaks aastat, võiks nõusoleku uuendamise e-kirja saata enne selle perioodi lõppu.
Nii jääb kandidaadile piisavalt aega otsustada, kas ta soovib oma nõusolekut pikendada.
Erisuste määramine
Lisaks saad määrata tingimused, mille alusel teatud kandidaatidele automaatseid e-kirju ei saadeta.
Võimalikud erisused:
- Kandidaadid, kellel puudub kehtiv nõusolek. Nõusoleku uuendamise e-kirju ei saadeta kandidaatidele, kellel puudub nõutav esmane nõusolek. Kui kandidaat ei ole esmast nõusolekut andnud, ei saa temalt küsida selle pikendamist.
- Talendipanga nõusolekud. Saad välistada talendipanga kaudu antud nõusolekud.
- Tööportaalidest pärinevad nõusolekud. Saad välistada nõusolekud, mis on kandidaatidega kaasa tulnud tööportaalidest.
Korduvate meeldetuletuste seadistamine
Saad määrata ka selle, mitu nõusoleku uuendamise e-kirja võib ühele kandidaadile saata ning millise perioodi jooksul.
See on kasulik olukorras, kus kandidaat ei reageeri esimesele nõusoleku uuendamise e-kirjale.
Näide
Oletame, et oled seadistanud automaatika järgmiselt:
- E-kirju saadetakse igal esmaspäeval kell 10.00.
- Ühele kandidaadile võib saata maksimaalselt kolm e-kirja.
- Meeldetuletuste saatmise periood on 30 päeva.
Kui kandidaat saab esmaspäeval esimese nõusoleku uuendamise e-kirja, kuid ei vasta sellele, saadab süsteem talle järgmisel seadistatud saatmisajal uue e-kirja.
Kui kandidaat ka teisele kirjale ei reageeri, võib süsteem saata kolmanda meeldetuletuse.
Kui kandidaat on nõusolekut uuendanud, ei ole talle enam sama uuendamise kohta meeldetuletusi vaja saata.
Nii saad tagada, et kandidaatidel on võimalus nõusolekut uuendada, vältides samal ajal liigset e-kirjade saatmist.
3. E-kirja malli ja nõusoleku valimine
Järgmises seadistuste plokis E-kiri saad määrata, millist e-kirja malli ja nõusolekut automaatika kasutab.
E-kirja malli valimine
E-kirja malli rippmenüüst saad valida eelnevalt loodud e-kirja malli, mida kasutatakse kandidaatidele automaatsete nõusoleku uuendamise kirjade saatmiseks.
Kui soovid e-kirja sisu muuta või luua uue malli:
- Ava Seaded.
- Vali vasakpoolsest menüüst E-kirjad.
- Loo uus e-kirja mall või muuda olemasolevat.
Seejärel saad loodud malli automaatsete nõusoleku uuendamise kirjade seadistustes valida.
Loe juhendit nõusoleku e-kirja malli loomiseks või muutmiseks SIIT.
Nõusoleku valimine
Nõusoleku rippmenüüst saad valida, millist nõusolekut kandidaadile uuendamiseks saadetakse.
Valitud nõusolek edastatakse kandidaadile e-kirjaga ning kandidaat saab selle kaudu oma nõusolekut uuendada.
Kui soovid nõusoleku teksti muuta või luua uue nõusoleku:
- Ava Seaded.
- Vali vasakpoolsest menüüst Nõusolekud.
- Muuda olemasolevat nõusolekut või loo uus.
Soovitus: Enne automaatika kasutuselevõttu kontrolli, et nii e-kirja mall kui ka nõusoleku tekst oleksid ajakohased ja vastaksid teie organisatsiooni andmetöötluse põhimõtetele.
Loe juhendit nõusoleku loomiseks või muutmiseks SIIT.
4. E-kirja saatja valimine
Viimases seadistuste plokis saad määrata, kelle nimel automaatsed nõusoleku uuendamise e-kirjad kandidaatidele saadetakse.
Valida saab kahe võimaluse vahel.
1. E-kirja saatmine ühendatud e-posti aadressilt
Kui oled oma e-posti konto Recruriga integreerinud, saad saata automaatseid nõusoleku uuendamise e-kirju ühendatud e-posti aadressi ja saatja nime alt.
See võimaldab kandidaatidel saada kirju neile tuttavalt saatjalt.
2. E-kirja saatmine no-reply aadressilt
Kui sinu e-posti konto ei ole Recruriga ühendatud, saadetakse automaatsed e-kirjad no-reply saatja alt.
Sellisel juhul ei ole võimalik valida saatjaks isiklikku või ettevõtte e-posti aadressi.
Kuidas ühendada oma e-posti konto Recruriga?
Kui soovid, et automaatsed e-kirjad läheksid välja sinu ühendatud e-posti aadressilt:
- Ava Seaded.
- Vali vasakpoolsest menüüst E-kirjad ja integratsioonid.
- Ühenda soovitud e-posti konto Recruriga.
Loe kuidas ühendada e-posti SIIT.
Pärast edukat ühendamist saad automaatsete nõusoleku uuendamise e-kirjade seadistustes valida ühendatud e-posti konto saatjaks.